事務職・オフィスワークは、非常に人気の高い仕事です。
多くの企業・部署で必要とされる職種もあり、経営の基盤を支える仕事ともいえます。
広く周知されている仕事ではありますが、実際にはどんなやりがいや魅力が隠されているのでしょうか？
この記事では事務職・オフィスワークの基礎的な知識から、向いている人の特徴や必要なスキルなどについてくわしく解説します。
オフィスワークの職種には何がある？
事務職・オフィスワークには職種が複数あります。
どんな職種があるのか、代表的な職種を4つご紹介しましょう。
事務職
事務職には業種・部署によってさまざまな種類があります。
同じ事務職でも、必要なスキルや担当する業務の内容は異なるため、どんな種類があるのかを知っておくことが大切です。
- 一般事務
- 経理事務
- 営業事務
- 医療事務
- 人事・労務事務
- 総務事務
それぞれの部署における書類作成や管理、手続き、データ入力、ファイリングなどを行うのが一般的です。
秘書業務
秘書業務は、経営陣など企業のトップに立つ役員のサポート業務を行います。
- スケジュール管理
- 出張の手配
- 会議・アポイントの日程調整
- 顧客・取引先への電話対応
などがメインの業務です。
自分の担当する役員によって業務内容や求められるスキルが異なり、なかには外国語で対応しなければいけないシーンなどもあります。
企画・広報職
企画・広報職は、オフィスワークの中でも会社の売上に直結している部署になります。
- 商品・サービスの開発
- 企画書の立案
- イベント・キャンペーンの企画
- 販売戦略の策定
など、専門的な知識やアイデアを求められる仕事です。
マーケティングの要素も含まれるため、市場の動向や顧客のニーズを読み解く力も必要となります。
電話対応
電話対応は事務職が担当するケースも多いですが、業種によってはコールセンターを設けて専門のオペレーターが対応する企業もあります。
- インバウンド：外部からの問い合わせ・注文・相談を受ける
- アウトバウンド：アポイント獲得や調査などの目的で企業側からかける
クライアントだけではなく、一般の消費者を対象とすることも多いため、専門部署になると一日に数十件もの対応を迫られることもあります。
事務職・オフィスワークでやりがいを感じられる瞬間
事務職・オフィスワークの職種は多岐に渡り、さまざまな部署で業務を行います。
事務職・オフィスワークのやりがいを感じる瞬間はどんなときなのでしょうか？
縁の下の力持ちとして活躍できる
事務職・オフィスワークの主なやりがいは、縁の下の力持ちとして活躍できることです。
他の社員の仕事をサポートすることで業務が円滑に進み、安心して仕事ができる環境づくりを行っているともいえます。
業務の効率化を図ることができる
事務職・オフィスワークの仕事は、自分なりの工夫や努力で業務の効率化を図ることができます。
ルーティンワークになりがちな業務の中で、いかに効率良く仕事ができるのかといった取り組みをすることで、部署・企業の業務を変えられる可能性もあります。
業務全体を把握することができる
事務職・オフィスワークは、会社の業務全体を把握することができる仕事です。
全体の業務を把握した上で自分に何ができるか、何を求められているのかを考えて動くことで、周囲のサポートができるというやりがいがあります。
事務職・オフィスワークの魅力とメリット
事務職・オフィスワークは非常に人気の高い仕事です。
職種は複数ありますが、一般的にどんな魅力やメリットがあるのかについて解説します。
ノルマなどのストレスを受けにくい
事務職・オフィスワークは、ノルマなどのストレスを受けにくいというメリットがあります。
営業職など最前線で活動している職種の人たちは、ノルマを課されていることが多く、目標達成というストレスを抱えがちです。
事務職・オフィスワークの場合は、実際に営業活動をすることは少ないので、ノルマなどのストレスはかなり少ないといえます。
未経験からでも挑戦しやすい
事務職・オフィスワークは未経験からでも挑戦しやすいというメリットもあります。
新卒・第二新卒はもちろん、異業種からの転職もOKという求人数は非常に多いのが特徴です。
最低限のスキルは求められることもありますが、他職種に比べると未経験からでも挑戦しやすい仕事といえます。
職種が複数ある
事務職・オフィスワークには、職種が複数あります。
自分に合った仕事を選ぶことが可能で、働きながらスキルアップがしやすいのも特徴です。
一つの会社の中でもたくさんの事務職・オフィスワークを行う社員がいるため、ロールモデルを探しやすいというメリットもあります。
事務職・オフィスワークに必要なスキルは？
事務職やオフィスワークは未経験でも挑戦できる仕事ですが、必要なスキルもあります。
どんなスキルを持っていれば、有利かつ効率的に仕事を勧められるのでしょうか。
主に必要なスキルを5つご紹介しましょう。
PC操作
事務職やオフィスワークの仕事においては、PC操作が欠かせません。
PC操作に関する最低限のスキルは持っておきたいものです。
特にWord・Excel・PowerPointなどは、事務職やオフィスワークでは使用頻度の多いソフトですので、理解度や知識があればあるほど、業務がスムーズに行えます。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）やITパスポートなどの資格を取得していると、転職も有利になるといえるでしょう。
ビジネスマナー
ビジネスマナーはしっかりと習得しておきたいスキルの一つです。
来客対応や電話応対などを任され、社外の担当者や顧客などとコンタクトをとることもあります。
会社の顔としてビジネスマナーを知らなければ、会社全体の信用問題に関わるため、必須のスキルといっても良いでしょう。
コミュニケーション能力
事務職・オフィスワークで求められるスキルとしては、コミュニケーション能力を挙げることもできます。
社内・社外にかかわらず、人と関わることも多く、人間関係が苦手という人には向かない業務です。
スケジュールの調整や申し送りなど、業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーション能力は必要なスキルといえます。
正確性・スピード
正確性やスピードも事務職やオフィスワークに必要なスキルです。
正確かつスピーディーに業務を行うことは必須条件のひとつともいえます。
- 書類の作成・整理
- ファイリング
- データ入力
- 電話応対
といった主な業務に関しては、正確性とスピードが求められるので、早くてもミスがある・ミスはないが遅くて仕事が滞るという状況は避けなくてはいけません。
スケジュール管理能力
事務職やオフィスワークに必要なスキルとして、スケジュール管理能力も挙げられます。
自分の仕事に関するスケジューリングもそうですが、部署や会社全体のスケジュールを把握して、自分自身や担当している部署の仕事を管理しなくてはいけません。
スケジュールを管理し、自分の仕事を間に合わせることができるスキルは、事務職やオフィスワークに欠かせない資質といえるでしょう。
事務職・オフィスワークに向いている人の特徴
事務職やオフィスワークは、人気のある仕事です。
未経験でも挑戦できる仕事ではありますが、持っている特徴によって向き不向きもあります。
サポートすることが好き
事務職やオフィスワークに向いている人の特徴は、サポートすることが好きということです。
事務職やオフィスワークは営業職のように、表に立って会社のために働く人を支えることが多くなります。
自分は表舞台には立たなくても、縁の下の力持ちとして他の社員を支えることができる、苦痛に思わないと言う人が向いているでしょう。
コツコツと仕事に取り組める
書類や資料の作成・会計処理など、事務職やオフィスワークには根気の要る業務も多いので、コツコツと仕事に取り組める人が向いています。
また丁寧に業務を行えることも重要。
会社の基盤を支える役割を担っていますので、いろいろなことを雑に扱うことがない人が適しています。
ルーティンワークが苦にならない
事務職・オフィスワークは、ルーティンワークが苦にならないという特徴を持った人が向いているといえます。
事務職の中でも、多くの企業で必要とされる一般事務などは、とかく業務がルーティン化しやすいものです。
一日単位・週間単位・月間単位で決まった業務を繰り返し行う可能性もあるため、ルーティンワークが苦手という人はあまり向いていないかもしれません。
コミュニケーション能力が高い
コミュニケーション能力はどんな職種でも必要とされるスキルですが、事務職やオフィスワークでも必要とされる特徴です。
営業や広報のように華々しいイメージはありませんが、社内・社外のさまざまな人とコンタクトを取ることがあります。
コミュニケーション能力が高ければ、十分にスキルを活かすことができるでしょう。
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