『事務職』と聞いたとき、あなたはどんな仕事を思い浮かべますか？
事務職は会社の基盤を支える重要なポジションです。
事務職にもさまざまな種類があり、仕事内容に応じたスキルが必要になります。
この記事では事務職の仕事内容や必要なスキル、メリットや資質について詳しく解説します。
事務職への転職を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
事務職の主な仕事内容
事務職とは社内のどのような業務を担当するのでしょうか？
はじめに代表的な事務職の主な仕事内容について解説します。
データ入力
会社で使用するデータを、パソコンや専用端末などに入力する仕事です。
データ入力は事務職の代表的な仕事内容の1つで、正確性・スピードを常に求められる仕事になります。
書類作成・ファイリング
資料や書類を作成し、管理しなければいけない書類を分類してファイリングをする仕事です。
社内で使用するさまざまな書類に対応する必要があります。
来客対応
来社されたお客様への対応も大切な事務職の仕事です。
場合によっては、案内だけではなく手続きなどを担当するケースもあります。
電話・メール対応
会社にかかってきた電話や送信されてきたメールに対応する仕事です。
顧客や取引先だけではなく、クレーム対応をしなくてはいけないこともあります。
備品管理
備品の管理をする仕事です。
在庫のチェック・不足品の発注・使用している機器のメンテナンスチェックを行います。
郵送物の発送・仕分け
発送する郵便物を業者に渡す・送る、届いた郵便物を担当者ごとに仕分けする仕事です。
規模が大きい企業の場合は、膨大な量になることも考えられます。
主な事務職の種類
事務職には業種によってさまざまな種類があります。
同じ事務職でも、必要なスキルや担当する業務の内容は異なるため、どんな種類があるのかを知っておくことが大切です。
主な事務職の種類についてご紹介しましょう。
一般事務
一般事務の仕事内容は多岐にわたります。
- 書類の管理・ファイリング
- 書類の作成・データ入力
- 電話・メール対応
- 来客の対応
- 郵送物の発送・仕分け
一般事務として仕事に就く場合は、会社内の部署に関係なく、会社全体のサポートを行うことがほとんどです。
経理事務
経理の部署において事務作業を行う職種です。
- 経費の精算
- 現金の出納
- 伝票の管理・仕分け・処理
- 帳簿の作成
など、経理部門全般における事務を担当します。
簿記などの資格を要することもあり、専門的な知識が必要とされるケースも見受けられます。
営業事務
営業事務は、営業部署に所属し営業職のサポートをする仕事です。
- 書類・資料作成
- データ入力
- 来客対応
- スケジュール管理
- 電話・メール対応
など、営業職の人間を支え、新規顧客獲得や既存顧客のフォロー・サポートをします。
見積書・契約書・納品書・請求書など扱うこともあり、会社の売り上げを支える業務が多くなります。
人事・労務事務
人事・労務事務は、会社内の人事に関する事務を担当します。
- 教育・研修
- 入社・退職手続
- 給与計算
- 福利厚生関係
- 採用・異動
- 社員の情報管理
人事・労務事務の仕事は、社員に関する人事全般になるため、扱う書類が非常に多くなるのが特徴です。
総務事務
総務事務は、総務部に所属して総務関連の事務を一手に引き受ける仕事内容になります。
- 備品の発注・管理（在庫管理含む）
- 株主総会の企画・運営
- 郵便物の発送・仕分け（会社単位で送る挨拶状など）
- 電話・メール対応
- 来客対応
- 社内イベントの企画・運営
以上のような仕事に加え、組織によっては広報や法務に関する事務を担当することもあります。
イレギュラーで、担当する部署がない業務についても総務事務が引き受けることが多いため、仕事内容は非常に多様です。
医療事務
病院内で事務処理を担当するのが医療事務です。
- 受付
- 会計
- レセプト業務
- クラーク業務（病棟・外来）
他の事務職と決定的な違いは、受付やクラーク業務など、患者さんと接することが非常に多いということです。
資格が絶対に必要という訳ではありませんが、事務職の中でも専門性が高い職種になります。
事務職に必要なスキル
事務職に就く時に、絶対に必要な資格というものはありません。
ただし、スムーズに業務を行うためには持っておいた方が良いスキルがあります。
基本的なビジネススキルに加えて、どのようなスキルが必要になるのか、3つのポイントをご紹介します。
PC操作
事務職の仕事においては、PC操作に関する最低限のスキルは持っておきたいものです。
特にWordやExcelは、事務職で使用頻度の多いソフトですので、理解度や知識があればあるほど、業務がスムーズに行えます。
正確性・スピード
正確性やスピードも事務職に必要なスキルです。
正確かつスピーディーに業務を行うことが、事務職の条件のひとつともいえます。
- 書類の作成・整理
- ファイリング
- データ入力
といった主な業務に関しては、正確性とスピードが求められるので、早くてもミスがある・ミスはないが遅くて仕事が滞るという状況は避けなくてはいけません。
スケジュール管理能力
事務職に必要なスキルとして、スケジュール管理能力も挙げられます。
自分の仕事に関するスケジューリングもそうですが、部署や会社全体のスケジュールを把握して、自分の仕事を管理しなくてはいけません。
スケジュールを管理し、自分の仕事を間に合わせることができるスキルは、事務職に欠かせない資質といえるでしょう。
事務職のメリット
事務職に転職することで得られる、代表的なメリットを3つご紹介します。
ビジネススキルが身につく
事務職最大のメリットは、ビジネススキルが身につくことです。
毎日の仕事をこなしているうちに、Excel・Word・PowerPointなどは自然にスキルアップします。
また各部署のサポートを行うため、会社全体の仕事が見え、幅広く基礎から学ぶことも可能です。
労働環境が安定している
事務職のメリットは、労働環境が安定していることも挙げられます。
- 天候や季節に左右されることがない
- 出社時間・退勤時間が一定のことが多い
ワークライフバランスを保ちながら仕事をすることができ、家事・子育て・介護などプライベートとの両立がしやすいといえるでしょう。
未経験でも挑戦しやすい
事務職は未経験でも挑戦しやすい職種の1つです。
基本的なビジネススキルがあれば、異業種からの転職も可能。事務職には多くの種類があるため、さまざまな業種でニーズがあります。
求人でも未経験可とされているケースも多く、転職の選択肢に入れやすいこともメリットです。
事務職のデメリット
事務職にはルーチンワークになりやすいというデメリットがあります。
営業職などに比べると、1日・1週間・1ヶ月・半期の業務に流れが決まっていることが多いからです。
また他の職種に比べて実績や成果が見えにくく、自分の業務に対する評価がわかりにくくなることもデメリットの一つといえるでしょう。
事務職にはこんな人が向いている
事務職にはさまざまな種類があり、事務という仕事に合った資質や性格があります。
いったいどんな人が事務職に向いているのか、ここでは事務職に必要とされる資質や性格についてご紹介します。
コミュニケーション能力の高い人
コミュニケーション能力の高い人が向いています。
- 取引先・来客への対応
- 各部署の担当者との対応
- 電話・メールへの対応
など、事務職はさまざまな人と接する機会が多い仕事だからです。
コミュニケーション能力というと営業職などをイメージされる方も多いですが、事務職に就く人にも欠かせない資質の1つといえます。
サポートすることが好きな人
他人のサポートをすることが好きな人は、事務職に適しています。
事務職は基本的に縁の下の力持ちで、他の部署の人間がスムーズに仕事に取り組めるよう、サポートをするのがメインになります。
自分のサポートによって周囲の人間が仕事をしやすくなり、会社の業績が上がることにやりがいを見出せる人が向いているといえるでしょう。
コツコツと仕事に取り組める人
コツコツと仕事に取り組める人は、事務職向きです。
事務職はルーチンワークになることもあるため、一連の業務をミスのないよう注意深く行うことが求められます。
書類整理・データ入力・ファイリングなどは重要ですが、地味な仕事です。
忍耐強く仕事ができる人が事務職に適した資質を持っているといえます。
鳥取県における求人の現状
厚生労働省鳥取労働局が令和5年に発表した『鳥取県内の雇用情勢』によると、鳥取県における令和5年6月の有効求人数は14,132件、有効求人倍率は全国平均の1.30倍を上回る1.44倍となっています。
産業別では、医療・福祉業界、宿泊業・飲食サービス業界、卸売・小売業界の求人数増加が顕著です。
前月との大きな差はなく、ここ1年は同水準で推移していると報告されています。
参考までに鳥取・島根求人ドットコムにおけるオフィスワーク・事務系の求人状況をご紹介しましょう。
まとめ
事務職には複数の職種があり、勤務する企業によって担当する業務内容も異なります。
非常にポピュラーで認知度の高い職種の事務職ですが、誰にでもできる仕事というわけではありません。
事務職にはメリットもデメリットもあり、資質による向き不向きもあります。
事務職への転職を検討する場合は、求人内容をきちんと確認し、どんな事務職の仕事内容なのかを見極めることが大切です。
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